Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas.
La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
Sin embargo en los siguientes supuestos no existe tal obligación:
- En general para las operaciones exentas de IVA, salvo servicios de hospitalización o asistencia sanitaria, profesionales médicos o similares, transporte de enfermos, las operaciones relativas a exenciones inmobiliarias, y las entregas de bienes utilizados en operaciones exentas.
- En los regímenes especiales del IVA:
- Recargo de Equivalencia.
- Simplificado, excepto si la determinación de las cuotas devengadas se efectúa en función del volumen de ingresos y salvo por la transmisión de activos fijos.
- Agricultura, Ganadería y Pesca, salvo si los contribuyentes deben efectuar el reintegro de las compensaciones al adquirir bienes o servicios a personas acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Obligaciones formales
Dependen del régimen de IVA al que estén acogidas las actividades empresariales.
Régimen general:
- Expedir y entregar factura completa a los clientes y conservar copia.
- Exigir factura a los proveedores y conservarla.
- Llevar los libros registro de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.
Régimen simplificado:
- Llevar un registro de facturas recibidas, en el que se anotarán separadamente las adquisiciones o importaciones de activos fijos, y los datos necesarios para efectuar las regularizaciones precisas. Si se realizaran otras actividades a las que no les sea aplicable el régimen simplificado, se anotarán separadamente las adquisiciones correspondientes a cada sector diferenciado de la actividad.
- Conservar, numeradas por orden de fechas, las facturas recibidas (proveedores nacionales y comunitarios), los justificantes contables en adquisiciones de servicios con inversión del sujeto pasivo si el proveedor es extracomunitario, y los documentos que contengan la liquidación del impuesto correspondiente en importaciones.
- Conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas.
Régimen en recargo de equivalencia:
- Acreditar ante los proveedores o la Aduana, que se está acogido en el régimen del recargo de equivalencia.
- No existe obligación de expedir factura ni documento sustitutivo por las ventas realizadas. Excepciones:
- en entregas de inmuebles con renuncia a la exención en las que no se produzca la inversión del sujeto pasivo, cuando el destinatario sea un empresario o profesional o un particular que exija factura para ejercer un derecho tributario,
- en las entregas a otro Estado miembro,
- en las exportaciones y
- cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- No existe obligación de llevar libros por el IVA, salvo que se realicen actividades en otros regímenes en cuyo caso, además del deber de cumplir respecto de ellas las obligaciones formales establecidas, debe llevarse un libro registro de facturas recibidas para anotar con la debida separación, las relativas a adquisiciones correspondientes a actividades en recargo de equivalencia.
Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca (REAG y P):
- Conservar copia de los recibos acreditativos del pago de la compensación. Estos recibos serán emitidos por el destinatario de la operación y firmados por el titular de la explotación.
- Llevar un libro registro en el que se anotarán todas las operaciones comprendidas en REAG y P (ingresos). Si se realizaran otras operaciones a las que sea aplicable el régimen simplificado o el de recargo de equivalencia se deberá llevar un libro registro de facturas recibidas anotando con la debida separación las facturas que correspondan a las adquisiciones relativas a cada sector diferenciado de actividad, incluidas las referidas al REAG y P.
Régimen especial del criterio de caja:
- Los acogidos a este régimen deben incluir tanto en el libro registro de facturas expedidas como en el de recibidas, las fechas del cobro o pagos respectivamente e importe del cobro, parcial o total, de la operación y la cuenta bancaria u otro medio que acredite el cobro total o parcial.
- Los destinatarios de las operaciones, deben incluir en el libro registro de facturas recibidas las fechas e importe del pago, parcial o total, de la operación, y el medio de pago utilizado.
- Las facturas expedidas por los acogidos a este régimen, relativas a operaciones a las que se aplique el mismo, deben contener la mención de 'régimen especial del criterio de caja'.
- Las operaciones deben anotarse en los libros registro en los plazos establecidos como si no les hubiera sido de aplicación el régimen y completarse en el momento en que se efectúen los cobros y pagos.
Contenido mínimo de una factura
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor y del destinatario.
- NIF del obligado a expedir la factura y, en determinados casos, del destinatario.
- Domicilio del expedidor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible y su importe (precio unitario sin IVA, descuentos o rebajas).
- Tipo o tipos impositivos.
- Cuota tributaria consignada por separado.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición de la factura.
Plazo de expedición y envío de facturas
La factura se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación si el destinatario no es empresario o profesional. En caso contrario, deberá expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación (o iniciado la expedición o transporte de entregas intracomunitarias de bienes).
El plazo de envío es de 1 mes desde su expedición (si el destinatario es un particular, se entrega en el acto).
Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas, para un mismo destinatario, si se han efectuado dentro de un mismo mes natural.
En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, la factura se expedirá cuando se realicen las operaciones, salvo si el destinatario es empresario o profesional, en cuyo caso deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se haya realizado la operación.